Wat moet er op een factuur staan?
Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet kan door de Belastingdienst worden afgewezen. Dat betekent: geen BTW-aftrek voor je klant en mogelijk boetes voor jou. Hieronder de complete checklist.
10 wettelijk verplichte velden
De Belastingdienst eist deze velden op elke factuur die je verstuurt als ondernemer:
- 1
Het woord "Factuur"
Letterlijk het woord "Factuur" of "Rekening" moet duidelijk zichtbaar zijn. Een offerte of bon is geen factuur.
- 2
Uniek factuurnummer
Oplopend en zonder gaten. Voorbeeld: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Of zonder jaartal: 001, 002, 003. Je mag wel een prefix gebruiken zoals F-2026-001.
- 3
Factuurdatum
De datum waarop je de factuur verstuurt. Belangrijk voor de BTW-aangifte: deze datum bepaalt in welk kwartaal de factuur valt.
- 4
Vervaldatum of betalingstermijn
Standaard 30 dagen, maar je mag dit zelf bepalen. Zonder vervaldatum is de wettelijke termijn 30 dagen na factuurdatum.
- 5
Volledige gegevens van jou (verkoper)
Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en BTW-identificatienummer. Bij eenmanszaak: je voor- en achternaam + handelsnaam (als die er is).
- 6
Volledige gegevens van je klant (koper)
Bedrijfsnaam en adres. Bij B2B-leveringen aan andere bedrijven óók het BTW-nummer van je klant — dit is bewijs dat het een zakelijke transactie is.
- 7
Omschrijving van de levering
Wat heb je geleverd? Wees specifiek: "Webdesign 12 uur" is beter dan "Diverse werkzaamheden". Bij producten: aantal en type.
- 8
Datum of periode van levering
Wanneer is de dienst verleend of het product geleverd? Mag een specifieke datum zijn of een periode (bv. "april 2026").
- 9
Prijs per regel excl. BTW
Eenheidsprijs zonder BTW. Bij meerdere regels: per regel uitsplitsen. Het is niet toegestaan om alleen een totaal te tonen.
- 10
BTW-percentage, BTW-bedrag en totaal
Per regel of als totaal: het toegepaste BTW-percentage (21%, 9% of 0%), het BTW-bedrag in euro, en het totaal incl. BTW. Bij BTW verlegd: expliciet "BTW verlegd" vermelden + reden.
Speciale gevallen
BTW verlegd (B2B binnen EU of bouw)
Bij diensten aan andere bedrijven binnen de EU of bij bouwwerkzaamheden geldt vaak "BTW verlegd". Vermeld dan letterlijk: "BTW verlegd ex. artikel 12 lid 4 Wet OB 1968" (bouw) of "Reverse charge" (EU). Geen BTW in rekening brengen.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Als je gebruik maakt van de KOR (omzet onder €20.000) breng je geen BTW in rekening. Vermeld dan: "Geen BTW in rekening gebracht. Kleineondernemersregeling van toepassing".
Creditnota
Een correctie of retour gaat via een creditnota, niet door de originele factuur te verwijderen. Verwijs naar het originele factuurnummer en gebruik negatieve bedragen of het woord "Creditnota".
Meestgemaakte fouten
- Factuurnummers met gaten (bv. 001, 002, 005) — de Belastingdienst kan een controle eisen
- Geen BTW-nummer op de factuur van een Nederlandse BV/eenmanszaak
- BTW-percentage vermelden zonder ook het BTW-bedrag in euro
- Vage omschrijving zoals "diensten" zonder specificatie
- Geen vervaldatum (gebruikt dan automatisch 30 dagen wettelijk)
- Bij B2B EU-leveringen geen "Reverse charge" vermelding
Bewaarplicht
Je bent verplicht facturen 7 jaar te bewaren. Digitaal mag, mits leesbaar en authentiek. Onroerend goed: 10 jaar. Een online facturatieprogramma bewaart dit automatisch.